Оформление документов

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Правила оформления документов и их значение
  2. Требования ГОСТа
  3. Документы организации: учитываем новый стандарт

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Читайте также:
Когда и по какой причине устанавливается запрет на регистрацию ТС

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Читайте также:
Что такое карта водителя: отличия между видами СКЗИ и ЕСТР

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Оформление документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
– Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

Дата введения 2018-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением “Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела” (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”

6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*

* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ “О стандартизации в Российской Федерации”. Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе “Национальные стандарты”, а официальный текст изменений и поправок – в ежемесячном информационном указателе “Национальные стандарты”. В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты”. Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 “Общероссийский классификатор управленческой документации” (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

Читайте также:
База ГИБДД по номеру машины бесплатно в режиме онлайн

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный.

Интервал между словами – один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов “адресат”, “заголовок к тексту” или “подпись”, а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

4 Реквизиты документа

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

03 – товарный знак (знак обслуживания);

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления (издания) документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

23 – отметка об электронной подписи;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о поступлении документа;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов “Форма по” (наименование классификатора) и цифрового кода.

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

  • ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
  • ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

  • ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
  • ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
  • ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
  • ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Читайте также:
Как оплатить штраф ГИБДД по УИН

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

  • машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
  • рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
  • применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
  • на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

  • типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
  • ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
  • светокопированием;
  • микрофильмированием;
  • на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

  • сканированием исходного бумажного документа;
  • конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
  • цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

  • частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
  • книг, у которых тоже есть номера и наименования;
  • разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
  • подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

  • применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
  • применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
  • применять произвольные словообразования;
  • применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
  • сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

  • ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
  • перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
  • писать математические знаки без числового сопровождения;
  • указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
Читайте также:
Как сделать страховку ОСАГО на машину через интернет

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Пример выполнения текстового документа

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это н еобязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
  • Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг иливыполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
  • УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.
Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки.
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в . Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Читайте также:
Штрафы за превышение скорости на дороге в 2021 году

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в : достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь .

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 02.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства.

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

  • обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;
  • рекомендованные.

По типу документов:

  • локальные нормативные акты;
  • документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93. Приведем выдержки из данного документа.

Документация по распорядительной деятельности организации

Положение о структурном подразделении

Правила внутреннего трудового распорядка

Структура и штатная численность

Документация по приему на работу

Приказ о приеме на работу

Документация по переводу на другую работу

Заявление о переводе на другую работу

Приказ о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

Заявление об увольнении

Приказ об увольнении

Документация по оформлению отпусков

Заявление о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

Представление о поощрении

Приказ о поощрении

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Документация по учету труда и его оплаты

Учетная карточка научного работника Т-4

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12

Табель учета использования рабочего времени Т-13

Расчетно-платежная ведомость Т-49

Расчетная ведомость Т-51

Платежная ведомость Т-53

Лицевой счет Т-54

Лицевой счет Т-54а

Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)

Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки

Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание:

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

  • в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • с 1 июля 2018 года – ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:

  • уставы, положения;
  • правила, инструкции, регламенты;
  • постановления, распоряжения;
  • приказы, решения, протоколы;
  • договоры, акты;
  • письма, справки; и др.
Читайте также:
Срок действия медицинской справки для водителей, новые изменения

Далее в статье, опираясь на положения ГОСТ Р 7.0.97‑2016, расскажем, как грамотно составить тот или иной документ кадрового учета (если организация не использует унифицированные формы).

Общие требования к созданию документов.

  1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
  2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.
  3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
  • Times New Roman № 13, 14;
  • Arial № 12, 13;
  • Verdana № 12, 13;
  • Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

  1. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
  2. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1‑1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

  1. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

  1. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод:

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Реквизиты документа.

ГОСТ Р 7.0.97‑2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту

Товарный знак (знак обслуживания)

Код формы документа

Отметка о приложении

Наименование организации – автора документа

Гриф согласования документа

Наименование структурного подразделения – автора документа

Наименование должности лица – автора документа

Справочные данные об организации

Отметка об электронной подписи

Наименование вида документа

Отметка об исполнителе

Регистрационный номер документа

Отметка о заверении копии

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Отметка о поступлении документа

Место составления (издания) документа

Гриф ограничения доступа к документу

Отметка о контроле

Отметка о направлении документа в дело

Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под на­именованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:

Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06)

Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации)

Наименование должности лица – автора документа (в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность) (реквизит 07)

Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования)

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.

Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой, – «05.06.2016»;
  • словесно-цифровым способом, например «5 июня 2016 г.».

Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:

Читайте также:
Европротокол: пошаговая инструкция по заполнению

сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);

нумерация с добавлением буквенного обозначения «О» (отпуск), «У» (увольнение), «К» (командировка) и т. д. к разным видам приказов.

Для справки:

Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.

Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:

  • случаев, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения;
  • служебных писем;
  • докладных, служебных записок;
  • других внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:

  • организация;
  • структурное подразделение организации;
  • должностное или физическое лицо.

Этот реквизит проставляется:

  • в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;
  • справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Первичные документы: оформляем правильно

Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь каждый факт хозяйственной жизни компании оформляют первичным учетным документом. Обо всех правилах оформления – в нашей статье

Общие требования к оформлению первичных документов

Основанием для проводки служит не только документ, но и реальность самого факта хозяйственной жизни.

К бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В этих целях под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).

Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Не относятся к мнимым объектам бухучета: резервы и фонды, предусмотренные законодательством России, а также расходы на их создание.

Компании не обязаны применять унифицированные формы первичных документов. Их формы должен определять рукодитель фирмы, по представлению должностного лица, на которого возложена обязанность ведения учета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако самостоятельное составление первичных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных документов компания применяет унифицированные формы.

Так, Госкомстатом разработаны типовые бланки для учета:

  • основных средств и нематериальных активов;
  • материалов;
  • кассовых операций;
  • операций, связанных с оплатой труда;
  • результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

  • торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по договорам комиссии);
  • операций на предприятиях общественного питания;
  • денежных расчетов с населением с применением ККМ;
  • капитального строительства и ремонтно-строительных работ;
  • работы строительных машин и механизмов;
  • операций на автомобильном транспорте;
  • сельскохозяйственной продукции и сырья.

Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждены Банком России.

Распечатывая бланки самостоятельно, вы можете выбрать тот формат, который вам наиболее удобен. Строгих ограничений здесь нет. При необходимости можно также изменять размеры граф и строк.

Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в «первичке», налоговые контролеры рекомендуют применять утвержденные ими форматы акта приемки-сдачи работ (услуг) и товарной накладной ТОРГ-12. Такое сообщение ФНС России опубликовала на своем официальном сайте.

Формат этих документов утвержден приказом ФНС России от 21 марта 2012 года № ММВ-7-6/172@. Как пояснили контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что “единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет”.

Если компания применяет унифицированные формы первичных документов, и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

Вместе с тем обязательными к применению остаются формы первичных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). На это указывает Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012.

А по мнению налоговиков, при работе с ККТ можно использовать только унифицированные формы бланков. Разрабатывать эти формы самостоятельно налогоплательщики не вправе (письмо ФНС РФ от 23 июня 2014 г. № ЕД-4-2/11941@).

Читайте также:
Таблица штрафов ГИБДД 2021 - основные положения

О запрете изменять унифицированные формы документов, введенных уполномоченными органами на основании других федеральных законов, напоминает и Минфин России в письме от 6 февраля 2015 г. № 07-01-12/4833.

Обязательные реквизиты

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

  • наименование документа (формы);
  • дата составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
  • наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Если учетной политикой организации предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.

Печать на первичных документах можно не ставить, так как она не является обязательным реквизитом. Если же фирма использует типовые формы первичных документов, в которых оттиск печати уже предусмотрен, то для заполнения всех реквизитов документа ее лучше поставить.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ст. 21 Закона «О бухгалтерском учете». Такие стандарты пока не приняты. Поэтому организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904.

На текущий момент Закон № 63-ФЗ различает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для целей бухгалтерского учета, пока не принят федеральный стандарт бухучета, электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Для налогового учета есть ограничения. Начнем с последней в списке – усиленной квалифицированной электронной подписи. Информация, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются личные подпись лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.

Значит, «первичка», оформленная в электронном виде и подписанная квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы по налогу на прибыль.

Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании первички, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Ответственность за нарушения правил оформления первичных документов

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Читайте также:
Что такое КВС и КБМ в ОСАГО

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут “снимать” расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Учитывая, что с 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель) или с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (например: аутсорсинговая фирма), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. № ИС-учет-1).

Этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

  • занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
  • регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
  • ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
  • составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
  • отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьей 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Читайте в бераторе

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: